Командные встречи часто воспринимаются как пустая трата времени: долгая подготовка, неконструктивные диалоги, отсутствие регламента и выводов. Однако грамотно проведенные командные встречи помогают создать среду для открытого обсуждения проблем, которые необходимо решить, и результатов, которые хотелось бы закрепить.
Начало встречи — самый важный этап, чтобы сделать командные встречи более полезными и результативными, потому что именно на этом этапе участники встречи понимают о чем эта встреча, насколько она для них важна, насколько они готовы вовлекаться.
В начале каждой встречи необходимо позаботиться о 3 ключевых компонентах:
- эмоциональном;
- контекстуальном;
- формально-техническом.
Эмоциональный компонент
— или же ответ на вопрос: как помочь людям настроиться на встречу?
Приходя на встречу, каждый участник все еще продолжает думать о своих предыдущих задачах: что-то не успевается, огорчает или наоборот радует. В любом случае морально участник все еще погружен в свои мысли. Поэтому в начале любой встречи необходимо помочь участникам переключиться с предыдущей повестки на новую.
Более того, любые упражнения, связанные с эмоциями, помогают сформировать эмпатию и доверие в команде, от чего повышается эффективность команды.
Для эмоциональной настройки хорошо подходят смол-токи и айсбрейкеры.
Смол-ток
— не симулятор беседы.
Часто смол-ток воспринимают как симулятор вводной беседы, который не несёт особого смысла – например, разговор о погоде для галочки или о последних новостях, чтобы прервать неловкое молчание.
Но не в этом его фишка и ценность!
Всё дело в подходе: смол-ток может быть полезным инструментом в выстраивании отношений, если рассматривать его как форму коммуникации со своими целями и особенностями.
Зачем нужен смол-ток?
Чтобы было проще начать разговор с незнакомыми людьми и не испытывать сильный дискомфорт.
О чём важно подумать заранее?
Ответить на вопросы:
- Что ты хочешь получить от этого разговора?
- Как построить общение, чтобы всем было комфортно?
3 шага, чтобы сделать смол-ток эффективным:
1 шаг:
Попробуй оценить на старте, насколько человек готов к коммуникации. Для этого задай несколько открытых вопросов шире и глубже, чем стандартный "как дела?".
Односложные ответы должны насторожить и подсветить, что собеседник не слишком заинтересован в коммуникации.
2 шаг:
Не забывай про интересы другой стороны, врываясь в беседу со своими мыслями и идеями.
Создай пространство, где человек сможет рассказать о себе и своем опыте. Это поможет ему немного раскрыться, а тебе – увидеть точки пересечения и дополнительные темы для общения.
3 шаг:
Когда найдёшь пересечения, не оставляй "мяч" на той стороне поля – активнее включись в беседу и расскажи о себе.
Если человек пришел общаться и открыт к диалогу, значит твои мысли и реакции ему потенциально интересны. Такой диалог будет двусторонним.
Как оценить результат смол-тока?
Смол-ток нужен, чтобы создать безопасную, комфортную зону для общения, где можно говорить открыто и не испытывать неловкость.
Он может закончиться без конкретного результата – например, просто заполнить паузу, а может привести к полезным и приятным знакомствам.
Айсбрейкер
— небольшие задания для начала встречи. Их цель — настроить команду на встречу и вовлечь в ее ход.
Типы айсбрейкеров:
Айсбрекер вокруг команды
— помогает участникам встречи расслабиться, поболтать и посмеяться.
Используйте для знакомства и сплочения команды.
Например, на планировании спринта попросите команду показать самые интересные фотографии, сделанные на выходных (или мемы), а после — предложите угадать что происходило в этот момент.
Варианты: 😂 задайте смешной вопрос (например, какой странный предмет сейчас лежит в вашем холодильнике?); 👓 попросите выявить 10 общих черт у всех участников встречи; 🎮 мини-игры (например, в ZOOM уже есть внедренные игры, которые можно запускать прямо во время конференции); 🙈 попросите рассказать о себе странный факт. Особенно хорошо сработает в малознакомых и удаленных командах, которые смогут найти человека, разделяющего его увлечения; 🙏 используйте тактики заземления эмоций для уставших команд (например, попросите участников встречи описать 5 чувств: что они сейчас видят, слышат, какие запахи ощущают, какой на ощупь их стол, какие эмоции они сейчас испытывают). Это поможет команде почувствовать себя услышанными.
Айсбрейкер вокруг темы/цели
— помогает команде погрузиться в повестку и понять суть вопроса.
Используйте для исследования проблемы, поиска идей по улучшению процессов или взаимоотношений в команде.
Например, на ретроспективе по проекту можно предложить участников описать свое состояние во время работы с помощью картинок/фотографий/гифок. Это поможет и участникам комфортнее влиться в серьезный разговор, и организатору понять направление встречи.
Варианты: 🤨 попросите ответить на необычные вопросы (например, кто главный пострадавший от проекта?); 🕵️♀️ предложите команде набор слов и попросите выбрать то, которое лучше всего описывает работу команды; 🎙 займите позицию по какому-либо вопросу повестки и предложите команде поспорить с вами или поддержать.
Больше идей для айсбрейкеров можно найти в блоках:
Основы фасилитации
Контекстуальный компонент
— или же ответ на вопрос: что сейчас происходит?
Контекст включает в себя 2 основных поинта: формулирование цели встречи и предыстория обсуждаемого вопроса (повестка).
Цель
— важнейшая деталь любой встречи, позволяющая команде находиться в нужном фокусе. Осознавая цель, каждый понимает зачем он пришел на встречу и свою роль, поэтому становится более продуктивным.
Обычно цель указывается в приглашении на встречу, фиксируется на слайдах, проговаривается в самом начале. Однако зачастую этого недостаточно и обсуждения уходят в совершенно иное русло.
Необходимо подробнее погрузить команду в детали цели (про что эта цель, какие аспекты необходимо учесть, почему она важна для команды), не останавливаясь на краткой точеной формулировке.
Если позволяет тайминг встречи, попробуйте обсудить цель со всеми участниками: уточните как каждый понимает цель, в чем видит результат встречи, как встреча может изменить рабочие процессы.
А если времени немного — используйте шаблон для определения и формулировки общей цели, его можно найти на доске под стикером «Фрейминг командных встреч»:
Как использовать шаблон на русском
1 вариант: скопировать доску к себе целиком. Для этого нажмите на кнопку настроек в левом верхнем углу, а дальше — как на скриншоте.
2 вариант: выделить и скопировать к себе отдельные фреймы. То есть
- открыть свою доску в Miro, на которую собираетесь копировать,
- выделить интересующие фреймы,
- кликнуть правой кнопкой мыши, затем нажать “Copy”,
- перейти на свою доску, нажать правую кнопку и нажать “Paste”. Готово!
Версия на английском:
Предыстория (повестка)
— ответ на вопрос: почему мы это обсуждаем?
Рассказываем участникам откуда взялась мысль провести встречу по этому вопросу, было ли обсуждение этого вопроса ранее и к чему оно привело.
Это поможет участникам сформулировать собственное мнение об обсуждаемом вопросе и понять, какие идеи будут более/менее удачные, и ранжировать их в своих предложениях.
Формально-технический компонент
— или же ответ на вопрос: как все будет происходить?
Проверьте техническую готовность
У всех ли работают микрофоны? Включены ли камеры? Отображаются ли слайды? Смогли ли зайти на необходимый сайт?
Это поможет в дальнейшем избежать задержек на встрече.
Установите временные ограничения
Важно в начале встречи напомнить длительность и расписание встречи, закрепить сколько времени есть у каждого члена команды на обсуждение.
Например, регламент может быть таким:
- 2 минуты на нерабочий рассказ (как прошел день или неделя, как дела, что было интересного в личной жизни);
- 5 минут на отчет по достигнутым целям, например, за последнюю неделю;
- 2 минуты на описание проблемы, которую не удалось решить самостоятельно;
- 5 минут на обсуждение этой проблемы и поиски решений.
В предыдущем параграфе мы говорили о том, как может выглядеть разминка перед встречей и как распланировать время: Основы фасилитации — Проблема 4: Тайминг
Это поможет участникам держаться себя в фокусе.
Распределите зоны ответственности
Подчеркните обязанности участников встречи: кто ведет заметки, кто фиксирует договоренности, кто рассылает результаты встречи.
Это поможет участникам лучше понимать, что именно от них требуется.
А что делать, если проводятся разные встречи, а фрейминг один?
Этот фрейминг универсален для всех видов встреч, потому что закрывает самые важные плоскости для настройки встречи.
Однако если в одной встрече пытаться уместить 2 разных вида — даже фрейминг не поможет эффективно провести встречу: коллеги будут путаться между двумя повестками, могут заранее подготовиться к активностям, предусмотренным определенным типом встречи, и сформировать ожидания, а затем разочароваться.
На каждой встрече придерживайтесь исключительно той повестки и тех активностей, которые предусмотрены видом встречи и будут отвечать ожиданиям участников.
Тип встречи всегда зависит от цели и планируемых результатов. Существует 6 основных видов командных встреч, которые необходимы каждой команде:
Планирование
— помогает команде работать быстрее, благодаря постановке понятных задач, четких дедлайнов и временных рамок.
Основные аспекты планирования:
- постановка и обсуждения задач и подзадач;
- назначение ответственных;
- определение четких сроков;
- сбор необходимых материалов/документов.
Все это повышает согласованность внутри команды: каждый будет понимать к кому может прийти с вопросами.
Основные типы планирования:
- планирование спринта;
- планирование периода (например, квартал, год);
- планирование проекта.
Ретроспектива
— встреча, нацеленная на понимание командой своих проблем и возможных путей решений.
Цель ретроспективы — получить план изменений по окончанию встреч. Поэтому ретроспектива, как правило, начинается с вопроса: «Какие вы видите проблемы?».
Ретроспективы бывают разные:
- ретроспектива конкретного периода;
- ретроспектива по качеству;
- ретроспектива по проблемам;
- ретроспектива по отдельно взятому вопросу (например, проекту).
Подробнее о ретроспективах можно узнать тут:
1х1
― регулярная встреча руководителя с каждым своим сотрудником.
На таких встречах часто обсуждаются:
- личные приоритеты сотрудника и приоритеты компании;
- переживания и проблемы сотрудника;
- сильные и слабые стороны сотрудника;
- траектория развития сотрудника;
- обратная связь на действия руководителя/компании.
То есть, 1х1 предоставляет возможность обсудить то, что некомфортно обсуждать на общих командных собраниях.
Командные сессии
Цель таких встреч — создание сильной, эффективной и сплоченной команды.
Такой эффект достигается благодаря формированию свободной среды для коммуникации внутри команды.
Основные форматы:
- игры и развлечения для сплочения (совместный выезд на природу, дистанционный бар по пятницам);
- встречи для решения проблем и конфликтов (дебаты, переговоры, рефлексии);
- корпоративное обучение.
Креативные сессии
— встречи для создания/обсуждения новых идей, направлений, продуктов компании.
На таких встречах команда может проявить творческий потенциал для достижения конкретных целей встречи.
Креативные сессии могут проходить в разных форматах: семинары, игры, мозговые штурмы, воркшопы.
Подробнее о креативных сессиях можно узнать тут:
Проблемные совещания
Все команды рано или поздно сталкиваются с проблемами, касающимися конкретных проектов, целей команды, бизнес-задач, внутренней политики компании и т.д.
Основные форматы:
- рассмотрение инцидентов;
- корректировка процессов.
