Фасилитатор — тот, кто помогает каждому участнику думать наилучшим образом, ведет беседу группы и выступает в роли проводника. Его задача — сделать так, чтобы беседа прошла максимально эффективно. Для этого он побуждает участников к полноценному участию, способствует взаимопониманию и культивирует чувство общей ответственности.
Он структурирует разговор и при необходимости вмешивается в обсуждение, помогает установить основные правила общения. Например, решает, как члены группы будут взаимодействовать между собой, сколько времени дается на высказывание и каким образом будет приниматься финальное решение. Также фасилитатор следит за взаимоотношениями внутри группы: предотвращает конфликты и нападки, сводит к минимуму доминирование одного или двух участников и контролирует встречу таким образом, чтобы каждый участник мог высказать свое мнение.
Принципы фасилитации
- Нейтральность в работе
Фасилитатор не должен высказывать своё мнение, озвучивать оценочные суждения и как-либо конструктивно вмешиваться во встречу. Выражение фасилитатором своей точки зрения может навредить процессу, повернуть его в то русло, к которому участники группы ещё не готовы.
- Уважительное отношение и поддержание атмосферы доверия
Чтобы встреча прошла эффективно, участники процесса должны свободно высказываться и чувствовать себя в безопасности, понимать, что их слышат и слушают, и что их участие важно. Необходимо следить за тем, чтобы обсуждения не переходили в личную плоскость, шутки и замечания не отпугивали, никто не смеялся над предложениями других людей — только продуктивная здоровая рабочая атмосфера, направленная на решение поставленной задачи.
- Равенство участников
Каждый человек, который участвует в фасилитационном процессе, равен другому вне зависимости от его роли в группе, организации (например, рядовой сотрудник или руководитель подразделения). Каждый участник имеет право высказываться по заданной теме.
- Вера в группу
Без дирижера оркестр может играть музыку, а дирижер без оркестра — нет. Фасилитатор — это проводник и помощник, группа — основной ресурс, поэтому вера в экспертность группы, их навыки и возможность решить поставленную проблему — важная часть успешного процесса.
Основные трудности фасилитации и как с ними справляться
Проблема 1: действительно ли нам нужна эта встреча
Для начала важно понять нужна ли встреча вообще или без нее ничего не изменится.
Когда встречи скорее всего не нужны:
❌ Кто-то один зачитывает доклад перед всеми остальными — лучше пусть запишет доклад на видео или напишет текст.
❌ Нужно принять решение по второстепенному вопросу, от которого ничего принципиально не зависит. Лучше просто обсудить в чате.
❌ Каждый по очереди рассказывает свою часть — пусть каждый создаст слайд для общей презентации, а в конце соберут всё воедино.
❌ Кто-то один должен принять одно большое сложное решение. Тогда стоит предоставить всю необходимую информацию письменно.
❌ Никто ничего не понимает, ситуация неопределённая. Тогда сначала собираем всю информацию и формируем позицию, а потом решаем, нужна ли встреча.
Какой выход — переводить встречу в асинхронное состояние.
Когда встреча точно нужна: когда необходимо
- выработать совместный план действий,
- принять решение, на которое могут повлиять разные члены команды
- провести сессию, которая требует разных мнений (например, креативную)
Проблема 2: совмещение ролей
Барьер, с которым могут столкнуться большинство тимлидов, выступающих одновременно в роли фасилитаторов, — необходимость как-то совмещать эти роли на встрече.
Совет 1: Высказывайтесь последним
В таком случае ваше мнение как лидера будет меньше влиять на остальных. Команда будет чувствовать себя спокойнее и безопаснее в процессе обсуждения, так как каждому проще высказывать мысли и договариваться именно в горизонтальной коммуникации.
Совет 2: Старайтесь придерживать своё мнение
Ваше мнение в процессе дискуссии может сузить ход мыслей и стать эмоциональным барьером. Верьте в свою команду — они справятся, особенно, если вы им поможете.
Совет 3: Меняйте шапки! (используйте механику Белбина/Де Боно)
Шесть шляп — это шесть разных способов мышления или же шесть разных ролей, которые можно установить в зависимости от целей встречи. В системе Де Боно: красная шляпа – это эмоции, черная — критика, желтая — оптимизм, зеленая – творчество, синяя – управление ходом мыслей, а белая — факты и цифры.
Меняйте шляпы, примеряйте разные роли, чтобы научиться думать разными способами в зависимости от ситуации. Шапки могут менять не только участники, но и лидер!
Совет 4: Используйте метод молчаливого мозгоштурма
Он помогает думать, не ориентируюсь на мнения лидеров мнений. Можно использовать в двух форматах.
Простой вариант: процесс штурма происходит индивидуально, все записывают идеи на листочек, а затем их озвучивают.
Усложнённый вариант: участники самостоятельно пишут как можно больше идей на заданный ведущим вопрос, а потом, передавая свои идеи соседу справа и получая список идей от соседа слева, знакомятся с ними и развивают. Через несколько шагов все стикеры с идеями собираются, проводится их обсуждение и сортировка.
Совет 5: Делегируйте сложные фасилитации
Иногда это необходимая мера, чтобы процесс прошёл комфортно и максимально эффективно. Не бойтесь делегировать.
Совет 6: Если решение ваше, обсудите риски с командой
Если возникает ситуация, в которой идей не так много, а ваша идея находится в центре внимания, попросите других рассказать о ее минусах, рисках и слабых местах. Таким образом, команда будет лучше понимать принятое решение.
Problem 3: Разные участники встречи
Во многих компаниях практикуются встречи, в рамках которых часть приглашённых участников выполняют пассивную роль: просто слушают, часто даже не включают камеры и параллельно работают или занимаются своими делами.
Такие участники вряд ли могут вынести что-то полезное со встречи или привнести в неё что-то важное. Многозадачность в таком ключе — это чаще всего миф.
Что делать и кого звать на встречу? Зовите людей, которые:
- могут повлиять на решение,
- будут сталкиваться с последствиями,
- обладают достаточными компетенциями
Если человек откровенно не вовлечён или не видит смысла во встрече — не переживайте и отпустите его, если это возможно. В любом случае, если человек не заинтересован во встрече, то полезным он не будет, тем более, если он находится на ней против своей воли.
Если вы как лидер команды и фасилитатор встречи поняли, что не знаете какая цель и роль у одного из участников встречи — лучше сразу же признайте свою ошибку и отпустите человека. Это даст ему возможность заняться своими важными задачами.
Упражнение ESVP (explorer, shopper, vacationer, prisoner)
Основная задача метода состоит в том, чтобы определить, кто присутствует на собрании (и, по возможности, отпустить заключенных)
Он позволяет:
- на раннем этапе выявить уровень заинтересованности коллектива и откорректировать свои действия/тон,
- настроиться на сессию эмоционально,
- повысить вовлечённость за счет дополнительной ответственности тех, кто на старте решил выбрать активную роль
Типы участников:
Исследователи — это участники, которые пришли с запросом, проблемой или идеями и готовы активно изучать и искать варианты решения.
Покупатели менее активные, чем исследователи, но все равно конструктивны. Обычно эти участники не готовы занимать лидирующую позицию.
Отдыхающие — это участники, которые пришли на собрание, чтобы потусоваться. Они хотят пообщаться, повеселиться и отдохнуть от работы. Иногда они создают веселую атмосферу и активно шутят, иногда они больше выступают в пассивной роли. Не самые конструктивные участники, но довольно безопасные.
Заключенные не хотят присутствовать на собрании. Они приходят, потому что встреча обязательна. Могут всех отвлекать и саботировать, что плохо скажется на групповой динамике.
Как использовать упражнение?
- Используйте наш шаблон, чтобы наглядно продемонстрировать команде типы участников.
- Объясните, почему вы используете этот метод (например, чтобы понять, подходит ли встреча всем). Расскажите группе о типах участников.
- Организуйте голосование.
Если заключенных нет и вас устраивает соотношение участников, вы можете двигаться дальше. Если какая-либо группа чрезмерно или недостаточно представлена (например, несколько исследователей и много отдыхающих), вы можете спросить группу, как адаптировать встречу так, чтобы они могли быть более активными.
Что делать, если есть заключенные?
Главная задача — вам нужно убедиться, что заключенных на встрече нет.
Если заключенные проявились после голосования, вы можете спросить их, есть ли какой-нибудь шанс помочь им стать, например, покупателями.
Если договориться не получилось, то вам придется проявить чудеса общения! Дайте понять заключенным, что вам жаль, что они воспринимают встречу таким образом, и вы были бы рады, если бы всем она казалась более важной. Но поскольку это произошло, вы не в том положении, чтобы удерживать заключенных в ущерб остальной команде. Поэтому, если заключенные захотят, они могут спокойно уйти без какого-либо наказания. Предложите им уйти сейчас или чуть позже во время встречи или перерыва, если они хотят, чтобы это не бросалось в глаза.
Иногда заключенные уходят, а иногда они остаются и становятся ценными участниками дискуссии. Почему? Потому что они чувствуют, что оставаться на собрании — это их собственный выбор, а не необходимость.
Шаблон упражнения для голосования можете найти на доске в разделе «Командные встречи»:
Как использовать шаблон на русском
1 вариант: скопировать доску к себе целиком. Для этого нажмите на кнопку настроек в левом верхнем углу, а дальше — как на скриншоте.
2 вариант: выделить и скопировать к себе отдельные фреймы. То есть
- открыть свою доску в Miro, на которую собираетесь копировать,
- выделить интересующие фреймы,
- кликнуть правой кнопкой мыши, затем нажать “Copy”,
- перейти на свою доску, нажать правую кнопку и нажать “Paste”. Готово!
Проблема 4: Тайминг
Зачастую, бывает трудно понять:
- сколько должна длиться встреча,
- как распределить время между активностями,
- как не выходить за установленные рамки встречи
Есть несколько советов, как с этим справиться!
Совет 1: Планируйте встречу!
Расписывайте активности, продумывайте, сколько должен занять каждый этап в усреднённом и худшем варианте. Когда вы расписываете встречу таким образом, вероятность того, что что-то важное останется за бортом обсуждения из-за нехватки времени сильно снижается.
Пример планирования встречи:
Шаблон для планирования тайминга встречи:
Как использовать шаблон на русском
1 вариант: скопировать доску к себе целиком. Для этого нажмите на кнопку настроек в левом верхнем углу, а дальше — как на скриншоте.
2 вариант: выделить и скопировать к себе отдельные фреймы. То есть
- открыть свою доску в Miro, на которую собираетесь копировать,
- выделить интересующие фреймы,
- кликнуть правой кнопкой мыши, затем нажать “Copy”,
- перейти на свою доску, нажать правую кнопку и нажать “Paste”. Готово!
Совет 2: Тайминг-пессимизм
Похоже на закон Мёрфи, который гласит, что если что-то может пойти не так — обязательно пойдет не так. То же самое с таймингом: то, что может затянуться, скорее всего затянется. Не надо предполагать наилучший вариант при планировании встречи.
Совет 3: Не бойтесь брать ответственность «сворачивать встречи»
Возьмите за правило говорить участникам, когда время на блок заканчивается и нужно двигаться дальше. Обозначайте тайминги в процессе, чтобы команда осознавала границы обсуждения — в таком случае лишнее будет лучше отфильтровываться самими участниками.
Бывает, что нельзя перейти к следующему этапу до тех пор, пока предыдущий не будет пройден до конца. Если время на этап уже закончилось, нужно действовать по ситуации: иногда лучше получить необходимый результат и поставить дополнительную встречу.
Но чтобы такое происходило как можно реже, важно, чтобы фасилитатор фокусировал людей на задачах и не стеснялся формулировать свои идеи в ракурсе обсуждаемого вопроса.
Совет из практики для ситуаций, когда встреча затягивается: распределите ответственность между участниками обсуждения и вами как фасилитатором. Спросите участников прямо, что делать в этой ситуации: «Друзья, мы обсуждали это и это столько-то времени, наша цель вот такая. Мы не успеваем к ней приблизиться. Что будем делать?». Так группа активно выскажется и покажет своё видение.
Хоть фасилитатор и фокусируется на том, чтобы команда приходила к достижению поставленных целей наилучшим путём, но он не может взять на себя эту ответственность полностью, а всегда делит её с командой. И это один из способов взращивать в команде самостоятельность и ответственность. Это очень важные элементы командной культуры, без которых невозможно развитие.
Проблема 5: «Бесполезные встречи»
Часто участники не чувствуют смыла от встреч и говорят о том, что встречи действительно не приводят к ожидаемым изменениям.
В основном это происходит по двум причинам:
- Форма проведения встреч: они скучные, токсичные или однообразные
Конечно, цели встречи могут быть грандиозными, и участники с ними согласны, но все еще не видят смысла во встрече и саботируют процесс. В данном случае, зачастую, это означает, что форма собрания была выбрана неправильно: она не соответствует цели или команде, создает барьеры и не мотивирует участников.
Измените механику, вовлекайте людей, будьте внимательны к их реакции на форматы. Проанализируйте задачу и аудиторию, прежде чем планировать встречу.
- Результаты встречи не подкрепляют решения, изменения или просто не доходят до команды
Результатом встречи должны быть конкретные решения. Иногда, даже если встреча полезна и все, кажется, довольны, соглашения заключаются ради соглашений: ресурсы команды не учитываются, ответственное лицо не выбрано, по содержанию они пусты и не двигают команду с места.
По окончанию встречи команда должна сформулировать договоренности. Самый частый вариант — это план действий. Его можно закреплять в беклоге команды или в том месте, где будет удобно вести задачи.
Шаблон «Договорённости после встречи» для фиксации задач и ответственности, на русском:
На английском:
Как использовать шаблон на русском
1 вариант: скопировать доску к себе целиком. Для этого нажмите на кнопку настроек в левом верхнем углу, а дальше — как на скриншоте.
2 вариант: выделить и скопировать к себе отдельные фреймы. То есть
- открыть свою доску в Miro, на которую собираетесь копировать,
- выделить интересующие фреймы,
- кликнуть правой кнопкой мыши, затем нажать “Copy”,
- перейти на свою доску, нажать правую кнопку и нажать “Paste”. Готово!
📚 Наша любимая книга по фасилитации, на которую мы опираемся в работе и в данном материале — «Руководство фасилитатора» от Сэма Кэйнера. Советуем почитать! Здесь можно просмотреть её в пдф:
