Мы часто видим и слышим словосочетание тайм-менеджмент в повседневной жизни и возможно даже сталкивались с ним при приёме на работу. Казалось бы, всё очевидно — следишь за временем, не позволяешь себе отвлекаться, останавливаешь команду когда нужно, и всё. Однако на практике, конечно, часто так просто не работает. Всегда есть причины задержать встречу, мотивации заняться менее важной задачей, потратить много времени на то, что интересно, и начать делать много дел параллельно, в итоге не сделав ни одного.
В работе тайм-менеджмент тесно переплетается с такими задачам как приоритизация и планирование. Тимлид должен создавать графики работы, устанавливать сроки и следить за выполнением задач для достижения общих целей команды.
Как всё успевать: 5 советов без погружения в приоритизацию и планирование
Бронируйте отрезки времени под определённые задачи
Одна из сложностей работы тимлида — постоянно появляющиеся новые созвоны, вопросы, конфликты, которые постоянно нужно решать. Особенно если ваша команда большая — в один день нужно сначала созвониться с одной её частью, затем с другой, затем уладить дела с продактом, затем обсудить планы с коллегами из другого отдела. Все эти встречи важные, пропустить их нельзя, но времени поработать не остаётся. Одно из решений — блокировать время в календаре под работу над задачами. Сейчас такая функция есть в Гугл календаре — можно оставить открытыми для встреч только некоторые промежутки времени, а остальные — ваше святое время на планирование, решение текущих задач и прочее.
Например, каждый день с 10 до 11 вы определяете для себя, что проверяете почту, отвечаете на все сообщения, двигаете задачи в бэклоге, планируете день — и больше ничего на это время не ставите.
Начинайте как можно заранее в спринте три типа задач
- Абстрактные задачи
Если в задаче не хватает конкретики, вы раньше никогда её не делали, и у процесса нет чётких границ, берите эту задачу как можно раньше. Если вы не знаете о чём задача, вы не можете знать, какие сложности могут поджидать внутри и сколько времени может занять их решение.
Такое возможно даже с задачами, которые на первый взгляд кажутся простыми, например, выбрать одну из платформ для трекинга времени команды. С одной стороны, всё понятно, с другой — если вы никогда не пользовались трекерами, изучение всех особенностей их работы, фич и подключений может занять намного больше времени, чем казалось до этого.
- Задачи, тесно связанные с другими отделами
Помните, что у других отделов/коллег/направлений есть свои дедлайны и свои приоритеты. Даже если ваша задача не самая объёмная, у коллеги элементарно может не быть окон, чтобы выполнить её на этой неделе, даже если выполнить её можно за 20 минут. Уважайте планы и задачи своих коллег и не рискуйте пропуском дедлайна для себя самого из-за простой ошибки в планировании и откладывании простой смежной задачи на потом. Сообщайте о задаче и о дедлайнах коллегам, которые участвуют в её выполнении, как можно раньше.
- Комплексные задачи
Комплексные задачи не стоит откладывать по тем же причинам: они часто содержат в себе контексты, описанные выше (задействование других отделов, неопределённость). А ещё разветвлённость, необходимость контролировать большое количество задач и направлений одновременно. Работа над такими задачами — большой стресс, и откладывание в таком случае делает процесс ещё более хаотичным, неконтролируемым и тревожным. Ранний старт дает больше времени для корректировок и изменений в случае необходимости. Это позволяет более гибко реагировать на возможные проблемы и трудности.
Эти правила достаточно простые. Тем не менее, наш мозг всё равно попадает в эту ловушку откладывания работы и приоритизации наиболее приятных задач. Хорошо, если они совпадают с самыми важными, но так бывает не всегда. Так что не дайте вашему мозгу вас обмануть и контролируйте процесс!
Миксуйте задачи
Чтобы не выгорать и не задавливать себя до состояния прокрастинации, важно следить, чтобы среди ваших задач были не только те, которые «высасывают из вас жизнь». Это влияет на вашу мотивацию, а значит, и на рабочие процессы в целом.
Для того чтобы раскидать свои задачи по разным типам и понять, в какую сторону перевес есть сейчас, можно воспользоваться нашим шаблоном:
Как он работает? Мы выделяем три типа задач:
- Патронус — задачи, которые вдохновляют вас
- Боггарт — задачи, которые могут пугать и напрягать больше обычных
- Портрет (Полная Дама) — механические рутинные задачи, приносящие нейтральные эмоции
Запиши задачи на неделю, распредели их по категориям. Оцени, как распределилась нагрузка: может, что-то лучше перенести на следующую неделю, а в эту взять более вдохновляющую задачу?
После того, как справишься с распределением, взгляни на категорию Боггартов и подумай над тем, как можно сделать эти задачи менее тяжёлыми для себя. Например, взять кого-то в подмогу, выделить дополнительное время на проработку детального плана или проконсультироваться с другой командой или коллегой.
Выполняйте самые сложные задачи в промежутки, когда вы более продуктивны
Для кого-то этот период — с самого утра, для кого-то вечером. Мы рекомендуем делать это утром по ряду причин (в том числе личному опыту):
- часто утренние отрезки менее подвержены отвлекающим факторам: телефонным звонкам, электронным сообщениям, обедам и интересным беседам у кулера
- так говорит и физиология: утром решения принимаются с более высокой скоростью и точностью, так как мозг не сталкивается с усталостью и избыточным воздействием информации, которое может возникнуть позднее в течение дня
- решение сложных задач в начале дня психологически позволяет перераспределить нагрузку, так как в более позднее и более уставшее время вы можете оставить для себя более простые и механические задания, не требующие больших когнитивных усилий и беспокойства
Однако это не универсальный подход, так что выбор за вами. Главное: ориентируйтесь на ваши внутренние приливы мотивации и энергии, следите за паттернами в своих состояниях. И старайтесь использовать ваши самые продуктивные части дня для задач, которые требуют больше всего усилий и кажутся наименее приятными.
Пробуйте систематизировать метод организации дня
Если для организации дня необходимы дополнительные инструменты или готовые шаблоны, этот блок для вас.
Матрица Эйзенхауэра
Матрица состоит из 4 квадратов: срочно и важно, несрочно и важно, срочно и неважно, несрочно и неважно. Суть метода в том, чтобы помочь вам систематизировать и распределить задачи из потока таким образом, чтобы выполнять работу эффективно, всё успевать и чувствовать себя удовлетворённым.
Пройдёмся коротко по каждому квадрату.
Срочно и важно
Закрыть промежуточную важную задачу, подготовиться к интервью, подхватить задачу заболевшего коллеги, ответить клиенту. Часто связаны с дедлайнами или форс-мажорами — такие задачи будут всегда в любой работе.
Несрочно и важно
Более глобальные задачи, позволяющие вам развиваться и работать лучше в перспективе, но не дающие результат прямо сейчас. Прокачивание навыка на образовательном курсе, сортировка документов, разработка стандарта работы с презентацией, разработка шаблонов и так далее. У этих задач, как правило, нет близкого дедлайна или его нет вообще: они представляют собой бесконечный процесс.
Срочно и неважно
Самая неприятная категория: мелкие неважные задачи, которые делать не хочется, но делать надо. Отправить синк, проверить почту, ответить на вопросы коллеги из другого отдела, отправить КП на проверку. Обычно они съедают много времени, и если таких задач большинство, оставляют нас с ощущением потраченного времени. Вроде столько работали, а ничего не сделали! Или наоборот: могут отвлекать нас и создавать иллюзию продуктивности, хотя на деле реальные важные проекты (и более сложные задачи) остались за день нетронутыми.
Несрочно и неважно
Сюда попадают задачи, которыми мы обманываем себя и отвлекаем от настоящего рабочего процесса. Чтение всех рабочих чатов, поиск фотографии, чтобы обновить профиль в Линкедин, подготовка ланча и так далее.
Как использовать матрицу?
Отследите ваши основные задачи за пару дней, прикиньте ваши задачи на следующие дни, подумайте о том, какие задачи повторяются в вашей рабочей жизни регулярно. Зафиксируйте их на стикерах, а потом оцените, в какой из квадратов они попадают.
Что делать дальше:
Оцените полученный результат!
Срочно-важно: от этих задач избавить нельзя, но важно следить, чтобы их не было слишком много — это может привести к перегоранию и к тому, что какой-то дедлайн случайно всё-таки пропустится. Старайтесь планировать так, чтобы в этой категории оставалось как можно меньше задач. Если левый верхний квадрат заполнен у вас плотнее всего на постоянной основе — подумайте о том, правильно ли вы планируете проекты и не много ли берёте на себя задач. Если такие задачи постоянно приходят от коллег или от начальства — обсудите, как это контролировать и в идеале прекратить. Возможно, вам стоит использовать календарь или синкап, чтобы держать всех в курсе вашей загрузки, либо пересмотреть рабочий план.
Несрочно-важно: старайтесь иметь как можно больше таких задач!
Срочно-неважно: контролируйте влияние этих задач на ваше расписание, так как они отнимают ваше время в пользу кого-то другого. Так как эти задачи всё ещё важные, выполнять их надо. Попробуйте перераспределить нагрузку и делегировать, если их накопилось слишком много, или если они регулярные. Если делегировать некому или никак, тогда старайтесь выполнять эти задачи после того, как поработали по первым двум квадратам!
Несрочно-неважно: старайтесь избавиться от этих задач! Они не помогают ни вам, ни коллегам, ни компании. Фиксируйте время, используйте приложения, позволяющие следить за концентрацией и привычками.
Используйте матрицу время от времени, когда чувствуете, что не контролируете задачи, их слишком много и вам нужна опора в их сортировке.
Сделали матрицу в Миро, чтобы было проще пользоваться и перетаскивать задачки:
Принцип 1–3–5
Метод организации дня, который помогает равномерно распределить нагрузку и выстроить процесс работы так, чтобы повысить шансы закрыть все задачи на день. Без таймеров и временных отрезков.
Суть принципа во многом перекликается с советами, которые мы давали выше, относительно организации рабочего расписания. За день необходимо сделать:
- 1 большое/важное дело;
- 3 средних по важности и сложности;
- 5 небольших простых дел.
Ищите свои оптимальные рабочие отрезки
Метод Помидора (да-да, тот самый)
- Составьте из задач спринта актуальный список активных задач на текущий день (или промежуток дня).
- Определитесь с приоритетом и оптимальным порядком задач: что важно сделать в первую очередь, что лучше сделать в последнюю, чтобы не переделывать? И так далее.
- А дальше — сам метод, который заключается в использовании и чередовании определённых временных отрезков. Уберите всё лишнее, включите таймер на 25 минут. Работайте 25 минут, не отвлекаясь.
- Сделайте перерыв в 5–10 минут.
- Снова за работу на 25 минут.
- После повторения цикла 4 раза сделайте большой перерыв в 20 минут. Пообедайте, прогуляйтесь, поболтайте с коллегой.
А дальше — всё сначала, пока все задачи не будут сделаны (или рабочий день не закончится).
Метод «90 на 30» Тони Шварца (или «52 на 17»)
В целом то же самое, что и метод помидора. Разница заключается в длине и соотношении промежутков отдыха и работы.
Данный метод рекомендует 90 минут работать, 30 минут отдыхать.
Для тех, кому не нравится работать слишком короткими отрезками, как в Помидоре, но и не хватает усидчивости на полтора часа, есть усреднённая вариация — 52 на 17. Работаем 52 минуты, отдыхаем 17.
Приложения и платформы для помощи в тайм-менеджменте
Для работы по технике помодоро и не только:
Классная платформа для организации своего времени, времени команды, совместного планирования и отслеживания потраченного времени на проекты. С кучей возможностей для интеграций:
А тут помимо всего прочего ещё и онлайн-пэйментс можно подключать, если вдруг нужно:
И ещё одно:
Материалы, на которые мы опираемся:
Стивен Кови, «Семь навыков высокоэффективных людей»
«Сделай это завтра» Марк Форстер
